Voici les principaux points de cette phase :

• Engagement de la Direction
  La direction doit clairement montrer les enjeux et sa volonté de réussir le projet par un soutien moral sans faille au Responsable de Projet et aux Membres du Groupe.
  Cet engagement devra se retrouver également dans l’allocation des moyens (humains, techniques, financiers) nécessaires durant toute la démarche en étant particulièrement vigilant sur ce point pendant les premiers mois.

  La démarche 5S pourra être présentée comme une partie d'une stratégie d'entreprise plus globale (augmentation de parts de marché, restauration des marges, ouverture à l'international, amélioration de l'image de marque, développement du rôle social et/ou environnemental de l'entreprise, ... ).

  Pour être crédibles, l’équipe de Direction et l’encadrement devront avoir un rôle d’exemplarité et appliquer eux-mêmes les principes et outils qui seront proposés aux membres de leur équipe.

• Détermination du secteur d’application
  Les 5S concernent tout l’espace de l’entreprise (ateliers, bureaux, magasins, espaces communs (salles de repos et de réunion, extérieurs… ) mais il est nécessaire de choisir une zone pilote réunissant de bonnes conditions de succès pour s’appuyer ensuite sur cet exemple réussi.

Il est donc important de commencer dans un secteur réputé «facile» afin de donner toutes ses chances à une démarche qui nécessite le changement d’habitudes du plus grand nombre possible de personnes de l’équipe concernée.
Chacun sait que changer ses habitudes n’est pas une chose facile !

Pour un site de production, le choix d’un secteur « atelier » et d’un secteur « Administratif » pour débuter montrera également la volonté d’impliquer aussi les personnes des « bureaux ».

• Choix des indicateurs de succès
  Deux types d’indicateurs : les indicateurs de processus tels que le niveau 5S obtenu et son évolution.
  La réduction des gaspillages conséquence de l’application des 5S peut être mesurée à l’aide d’indicateurs de qualité, coût et délais choisi au démarrage du chantier.

• Création d’une structure de pilotage de projet
  
  

  Une définition précise et acceptée du rôle de chacun est nécessaire.

  
  5S Application ToolKit contient une proposition détaillée du rôle de chacune des parties prenantes du projet (Comité de Pilotage, Responsable de Projet, Pilote du Groupe de travail, Membre du Groupe de travail)

Par exemple, ci-dessous un extrait du rôle du Comité de Pilotage

1. Donner au groupe de travail une vision claire de l’objectif
2. Suivre l’avancement du Groupe et aider à l’élimination des points bloquants
3. Donner au groupe les moyens de réaliser les propositions d’amélioration acceptées
4. Assurer un suivi hebdomadaire du plan d’action avec le Responsable de Projet
5. S’assurer du bon fonctionnement des groupes (indicateurs de participation)
6. Montrer la cohérence avec les autres actions de progrès de l’entreprise
7. Etre exemplaire en s’efforçant d’appliquer pour soi-même les principes énoncés
8. Réunir les bases de la généralisation

Remarque 1 :
Si le Dirigeant souhaite développer la participation et mobiliser l’intelligence de tous , la démarche 5S est le moment idéal pour mettre en place un système de recueil d’Idées d’Amélioration.
En effet, lors des 5 Etapes, des problèmes techniques et d’organisation vont surgir ou resurgir et il faut encourager la recherche et la mise en place de solutions simples par les opérationnels.
Un système bien géré d’idées peut permettre de collecter, de mettre en place rapidement les idées retenues, de suivre et de communiquer sur les réalisations.
Une telle approche permet de renforcer la dynamique de changement d’habitudes et d’instaurer un état d’esprit de recherche du progrès continu.

Remarque 2 :
Un point régulier doit être fait régulièrement avec le Groupe de Travail (idéalement 1 fois/semaine ). Ce rendez-vous doit être bien préparé et ne durer qu’une demi-heure.
Il permettra de faire un bilan, de traiter les « points durs » et de faire un état d’avancement du plan d’actions avec le choix des priorités pour la semaine suivante.